Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]

O Desafio

Todos os dias organizações criam um imenso volume de conteúdo não-estruturado, que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais. Estudos têm mostrado que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do setor industrial.

Na maior parte das empresas, o conteúdo em papel e digital frequentemente existe em um estado de "caos não-gerenciado". Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Isto torna difícil para os usuários encontrarem e reutilizarem os conteúdos que eles necessitam para as atividades do dia-a-dia. O resultado é muito tempo perdido na busca e recriação de informações, além de incentivar práticas menos eficientes como a utilização de e-mail em lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.

As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management - ECM) para tratar os desafios associados com a informação não-gerenciada. Soluções de Enterprise Content Management [ECM] aprimoram a produtividade e agilidade do negócio, provendo melhor acesso a informação e criando uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Enterprise Content Management permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.

Uma solução abrangente de Enterprise Content Management [ECM] cumpre com os desafios mencionados acima e promove os seguintes benefícios:

• Reduz as despesas gerais necessárias para armazenamento de documentos físicos;
• Diminui a mão de obra requerida para completar processos críticos com documentação intensiva;
• Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso em tempo real ao conteúdo;
• Aproveita o capital intelectual em nível elevado;
• Elimina atrasos e ineficiências dos processos manuais;
• Permite aos atendentes de serviços de atendimento ao consumidor resolverem problemas na primeira ligação, por meio de informações precisas e instantâneas;
• Oferece aos clientes acesso seguro via Web ("self-service") aos documentos importantes;
• Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], habilitando acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas;
• Oferece prontidão avançada e risco reduzido às questões judiciais.

O ECM provê as tecnologias utilizadas para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. As soluções de ECM permitem maximizar o valor e a qualidade do conteúdo empresarial, aprimorando o desempenho geral do negócio.

A Solução

O SoftExpert ECM Suite - Gestão Conteúdo Empresarial - reúne dentro de uma plataforma integrada os recursos necessários para gerenciar todo o tipo de conteúdo empresarial, incluindo documentos corporativos, registros vitais do negócio (notas fiscais, ordens de compra, declarações, etc.), informações em papel, ativos digitais (imagens, áudios e vídeos), e-mail, formulários, relatórios, entre outros. Além disso, a solução intensifica a colaboração entre equipes por meio de ferramentas para gestão de projetos, fórum, serviço de mensagem instantânea e workflow.

Para completar a oferta, o SoftExpert ECM Suite oferece também uma solução completamente integrada de Business Process Management [BPM] que possibilita aos clientes otimizar as atividades do dia-a-dia, conectando e compartilhando conhecimento por toda a organização.

As principais tecnologias e funcionalidades que compoem o SoftExpert ECM Suite são:

Content Capture - a arquitetura da solução facilita a integração com outros produtos por intermédio de conectores prontos para uso e Web Services que possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados.

Document Imaging and Recognition - processo completo de digitalização que captura documentos e metadados simultaneamente; reconhecimento avançado por meio de tecnologia OCR e indexação em lote de conteúdo no repositório integrado de gestão de documentos.

Document Management Library Services - o mecanismo de workflow integrado asssegura processos apropriados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check in/check out para eliminar a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos gerenciados.

Content Collaboration - oferece uma área de trabalho (workspace) segura para as equipes compartilharem e editarem documentos e projetos, acessando diretamente do navegador web.

Content Lifecycle Management - gerencia o processo de mudança do conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex.: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação).

Enterprise Search Capabilities - permite localizar e recuperar facilmente informações em repositórios federados, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo FTS (full-text search), dicionário de sinônimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo.

Conversion Services - provê publicação automática de conteúdo em formatos universais, como PDF (Portable Document Format).

Content Notification Services - gerencia alertas de revisão, publicação de documentos, prazos de expiração, arquivamento de conteúdo, tarefas de workflow, entre outros.

Workflow / Business Process Management - fornece uma plataforma integrada para automação de processos colaborativos e orientados a conteúdo, aprimorando a produtividade das pessoas com o uso de formulários eletrônicos para coleta de informações durante a execução dos processos.

Records Management - estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando a gestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção, eliminação, proteção e auditoria sobre os registros do negócio, independentemente da localização ou tipo.

Digital Signatures - oferece aos usuários autorizados do sistema um mecanismo para assinatura digital de documentos, totalmente em conformidade com o padrão ICP-Brasil e com os padrões de assinatura XML ou CMS.

Information Rights Management - mecanismo completo de segurança para controle dos direitos de acesso e edição baseado em privilégios de equipes, departamentos, papéis funcionais, usuários, entre outros. Inclui o SoftExpert Rights Management que oferece integração de usuários via LDAP ou Microsoft Active Directory, SSL, listas de controle de acesso (ACL) e suporte a certificados digitais ICP-Brasil ou padrão X.509.

SoftExpert SharePoint Connector - recurso completamente integrado do módulo SE Administration que permite aos usuários criar visões personalizadas dos componentes SoftExpert dentro do Microsoft Office Sharepoint Server 2007 [MOSS 2007] por meio de web parts.

O SoftExpert ECM Suite oferece todos os componentes citados e muito mais. A solução possibilita efetivamente capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo digital e em papel. Qualquer pessoa autorizada - funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros - podem gerenciar e trabalhar em seus documentos, registros e processos de forma segura a qualquer hora, em qualquer lugar.

O SoftExpert ECM Suite desenvolve uma conformidade pró-ativa com as boas práticas de fabricação [GMP], regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais como a ISO 9000 e ISO 15489, leis como a SOX (Sarbanes-Oxley) e DoD 5015.2, a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico e assinatura de documentos, práticas e padrões recomendados pela AIIM, HIPAA e normas brasileiras como a ICP-Brasil e CONARQ. Isto garante a conformidade com uma variedade de indústrias, como equipamentos médicos e farmacêuticos, entidades governamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.

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